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Mit der WhatsApp Business API können Hotels über den beliebten Messenger-Dienst mit ihren Gästen kommunizieren. Der DialogShift Chatbot automatisiert bis zu 95% der Anfragen und übergibt bei Bedarf an Ihre Mitarbeiter.

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Hauptvorteile für Hotels

Vertrauter Kanal

Gäste nutzen ihren Lieblings-Messenger für die Hotelkommunikation

Höchste Erreichbarkeit

Persönliche Identifizierung und 98% Öffnungsrate

DSGVO-konform

Datenschutzkonforme Kommunikation garantiert

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Technische Details

Verwendetes Produkt: WhatsApp Business Platform
Die WhatsApp Business Platform (früher Business API) ist speziell für mittlere und große Unternehmen konzipiert, die automatisiert und in großem Umfang mit Kunden kommunizieren möchten.

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Demo-Video: WhatsApp für Hotels in der Praxis

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Wie erreichen Gäste Ihr Hotel über WhatsApp?

QR-Code auf Ihrer Hotel-Website zum Scannen (siehe Video-Beispiel)
Wichtig: WhatsApp erlaubt aus Privacy-Gründen keine initiale Begrüßung durch Unternehmen. Der Gast muss immer die erste Nachricht senden. Mit DialogShift wird diese Nachricht beim QR-Code-Scannen bereits in die Eingabezeile vorausgefüllt.

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Verfügbare Chat-Funktionen

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Innerhalb des 24-Stunden-Fensters:

  • ✅ Textnachrichten - Freie Kommunikation möglich
  • ✅ Schnellantwort-Buttons - Max. 3 Buttons, Beschriftung wird nach 20 Zeichen abgeschnitten
  • ✅ Medien - Bilder und Videos senden und empfangen
  • ✅ Sprachnachrichten - Hotels können diese empfangen (nicht senden)
  • ✅ Standort-Nachrichten - Für Wegbeschreibungen
  • ✅ Listen-Nachrichten - Für strukturierte Auswahloptionen

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Karussell-Darstellung in WhatsApp

Wichtig: WhatsApp unterstützt bislang keine native Karussell-Funktion. DialogShift wandelt Karussells automatisch in vereinfachte Textnachrichten mit jeweils 3 Buttons um.

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24-Stunden-Regel und proaktive Nachrichten

24-Stunden-Fenster: Nachdem ein Gast das Hotel kontaktiert, kann das Hotel in den nächsten 24 Stunden frei mit dem Gast chatten. Danach sind nur noch genehmigte Template-Nachrichten möglich.

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Proaktive Kommunikation:

  • WhatsApp verbietet prinzipiell proaktive Nachrichten von Firmen (Spam-Schutz)
  • Nur mit speziellen, von WhatsApp genehmigten Templates möglich
  • Aktuell mit DialogShift Live Chat App noch nicht verfügbar (geplant für 2024)
  • Nach Gastkontakt: 24 Stunden freie Kommunikation

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Template-Kategorien:

  • Utility: Service-Updates, Buchungsbestätigungen
  • Authentication: Verifizierungen, Login-Codes
  • Marketing: Angebote, Newsletter (mit Opt-out)

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Technische Voraussetzungen

1

Facebook Business Manager

Konto für das Hotel, das WhatsApp nutzen möchte
2

Verifizierung des Hotelbetreibers

Bei Facebook/Meta (kann nachgeholt werden)
3

Dedizierte Telefonnummer

Festnetz oder Mobil, die Verifizierungsanrufe empfangen kann

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Wichtige Richtlinien

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Eine Nummer für mehrere Hotels?

Grundsätzlich möglich, aber mit Einschränkungen:
  • Der angezeigte WhatsApp-Name muss markenrechtlich existieren
  • Nachweisliche Zugehörigkeit zum Betreiber erforderlich
  • Eine Website zur Marke muss existieren
  • Facebook Business Manager muss dies korrekt abbilden

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Migration bestehender WhatsApp-Nummern

Bei Übernahme einer bereits genutzten WhatsApp-Nummer:
  • ❌ Alle bisherigen Chats und Kontakte
  • ❌ Proaktive Anschreibemöglichkeit
  • ❌ Bisherige WhatsApp App nicht mehr nutzbar
  • ❌ Gespeicherte Medien

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Kontinuität für Ihre Gäste

Für Gäste ändert sich nichts:
  • Hotel bleibt normaler WhatsApp-Kontakt
  • Alle Chats bleiben beim Gast bestehen
  • Gäste können das Hotel immer wieder anschreiben
  • Nummer kann gespeichert werden wie gewohnt

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Messaging-Limits und Qualität

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Initiale Limits:

  • Unverified Business: 250 eindeutige Kontakte/24h
  • Verified Business: 1.000 eindeutige Kontakte/24h
  • Nach 7 Tagen: Automatische Erhöhung möglich

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Qualitätsbewertung:

WhatsApp überwacht:
  • Blockierungsrate
  • Meldungen von Nutzern
  • Antwortzeiten
  • Template-Performance
Bei schlechter Qualitätsbewertung können Ihre Messaging-Limits reduziert oder Ihr Account gesperrt werden.

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Onboarding & Antragsprozess

Meta-Zertifizierung: Die Nutzung von WhatsApp für Unternehmen muss bei Meta beantragt werden. Als autorisierter Dienstleister führt DialogShift gemeinsam mit zertifizierten Telekommunikationspartnern den Setup-Prozess durch.
Der Prozess erfordert verschiedene Schritte und Mitwirkung des Hotels:
  • Antragstellung über DialogShift
  • Verifizierung bei Meta/Facebook
  • Telefonnummer-Aktivierung
  • DialogShift unterstützt bis zur finalen Genehmigung

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Kosten und Abrechnung

Konversationsbasierte Abrechnung: Sie zahlen pro 24-Stunden-Konversation, nicht pro Nachricht.

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Konversationstypen:

  1. Service-Konversationen: Vom Nutzer initiiert (günstiger)
  2. Business-Initiated:
    • Utility (Service-Updates)
    • Authentication (Verifizierung)
    • Marketing (Werbung)
Die ersten 1.000 Service-Konversationen pro Monat sind kostenlos. Preise variieren je nach Land des Empfängers.

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Best Practices für Hotels

Automatisierung maximieren

95% Automatisierungsgrad mit DialogShift Chatbot erreichen

Schnelle Reaktion

24-Stunden-Fenster optimal nutzen

Klare Erwartungen

Antwortzeiten und Verfügbarkeit kommunizieren

DSGVO beachten

Datenschutzkonforme Prozesse sicherstellen

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Nächste Schritte

Bereit für WhatsApp in Ihrem Hotel? DialogShift begleitet Sie durch den kompletten Antragsprozess und unterstützt Sie bei der Integration in Ihre bestehenden Systeme.