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Der Booking Agent führt den Gast durch den Buchungsprozess: Reisedaten, Belegung, Zimmerauswahl, Rate und Checkout. Je nach angebundener Booking Engine oder PMS wird die Buchung direkt abgeschlossen oder über einen Checkout-Link bestätigt.

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Funktionsweise

Der Booking Agent arbeitet Zimmer für Zimmer:
  1. Der Gast nennt Anreise und Abreise.
  2. Der Agent fragt die Belegung für das erste Zimmer ab.
  3. Der Gast wählt Zimmer und Rate.
  4. Der Agent fragt, ob ein weiteres Zimmer hinzugefügt werden soll.
  5. Am Ende führt der Agent zum Checkout.
Alle Zimmer einer Buchung haben denselben Reisezeitraum.

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Buchungslimits

Die Limits werden in der DialogShift App unter Einstellungen → Buchungsmaske gepflegt. Ein leeres Feld bedeutet: kein Limit. Ausnahmen sind Max. Alter Kinder und Max. Zimmer (Gruppengrenze), die feste Standardwerte haben.

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Belegung pro Zimmer

Die Belegungslimits gelten pro Zimmer. Wenn der Gast eine ungültige Belegung nennt, akzeptiert der Booking Agent diese nicht und fragt nach einer gültigen Angabe. Beispiele:
  • Sind maximal 2 Erwachsene pro Zimmer erlaubt, akzeptiert der Agent keine 3 Erwachsenen in einem Zimmer.
  • Ist Max. Kinder auf 0 gesetzt, können keine Kinder gebucht werden.
  • Ist Max. Gäste Gesamt auf 4 gesetzt, sind 2 Erwachsene und 2 Kinder möglich, 2 Erwachsene und 3 Kinder aber nicht.
  • Ist Max. Alter Kinder auf 11 gesetzt, zählt ein 12-jähriger Gast als Erwachsener.

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Gruppengrenze und harte Obergrenze

Max. Zimmer (Gruppengrenze) und Max. Zimmer (harte Obergrenze) haben unterschiedliche Aufgaben. Max. Zimmer (Gruppengrenze) bestimmt, ab wann eine Anfrage als Gruppenbuchung gilt. Der Gast wird dann nicht einfach abgewiesen. Die Anfrage wird an das Hotelteam übergeben, damit sie manuell bearbeitet werden kann. Max. Zimmer (harte Obergrenze) bestimmt, wie viele Zimmer der Agent maximal annehmen darf. Wenn diese Grenze erreicht ist, kann kein weiteres Zimmer hinzugefügt werden.

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Weitere Einschränkungen der Booking Engine

Die DialogShift-Limits steuern, was der Agent im Gespräch akzeptiert. Die angebundene Booking Engine oder das PMS kann zusätzlich eigene Regeln haben, zum Beispiel Verfügbarkeit, Mindestaufenthalte, Zimmerkapazitäten oder Zahlungsbedingungen.