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Mit dem DialogShift Email AI V2 Add-in erstellst du in Outlook Antwortentwürfe auf Gästeanfragen. Die Antwort basiert auf der Wissensdatenbank und den Konditionen deines Hauses.

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Voraussetzungen

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1. Add-in öffnen

  1. Öffne die eingehende Gäste-E-Mail in Outlook.
  2. Klicke auf Antworten.
  3. Klicke in der oberen Menüleiste auf Apps und wähle DialogShift Email AI.
Die Seitenleiste von DialogShift öffnet sich am rechten Rand.

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2. Antwortentwurf erstellen

Klicke in der Seitenleiste auf Antwort generieren. Die KI analysiert die Anfrage, gleicht sie mit der Wissensdatenbank ab und erstellt einen Antwortvorschlag.

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3. Entwurf anpassen (optional)

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Buchungsdaten prüfen und ändern

Erkennt die KI Reisedaten oder Personenanzahl in der Anfrage, zeigt sie diese oben in der Seitenleiste als Zusammenfassung an.
  1. Klicke auf das Buchungssymbol, um Buchungsanfragen bearbeiten zu öffnen.
  2. Passe Reisezeitraum, Anzahl der Erwachsenen und Kinder (inkl. Alter) an.
  3. Klicke auf Aktualisieren. Berechnung und Antwortentwurf werden neu erstellt.

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Tonalität und Zusatzangaben steuern

  1. Gib im Feld Zusätzliche Instruktionen (optional) am unteren Rand der Seitenleiste eine Anweisung ein, z. B. „Mache den Ton förmlicher” oder „Erwähne den Preis für Late Check-out”.
  2. Klicke auf den Aktualisieren-Pfeil. Der Entwurf wird entsprechend umgeschrieben.
Über dieses Feld steuerst du auch die Länge, z. B. „Antworte in Stichpunkten” oder „Halte die Antwort kurz”.

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4. Antwort übernehmen und senden

  1. Klicke auf Diese Antwort einsetzen. Der Text wird in das Antwortfeld deiner E-Mail übertragen.
  2. Prüfe Eckdaten wie Verfügbarkeit, Preise und Personenzahl und nimm letzte Anpassungen vor.
  3. Klicke in Outlook auf Senden.